نرم افزار بایگانی اسناد یگانه2

سیستم بایگانی اسناد یگانه در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند در اکثر سازمانها ، شرکتها و مراکز اطلاعاتی برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره ... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نیاز بیشتری به استفاده از سیستم های مکانیزه در مراکز بایگانی و چرخه مکاتباتی سازمان خود داشته باشید. بایگانی اسناد یگانه نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار. برخی از قابلیت های نرم افزار بایگانی اسناد 1- امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه (Header) •تاریخ و ساعت ثبت •شماره پرونده •کاربر ثبت کننده •کلمات کلیدی و خاص •خلاصه موضوع سند و مدرک •طبقه بندی پرونده •امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند 2- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده •مثال (پرونده دانشجویان ، پرونده کارمندان، پرونده پروژه های تحقیقاتی(به صورت شاخه های تو در تو •امکان الصاق فیلد های مورد نظر کاربر به هر موضوع وقابلیت ورود اطلاعات آن برای هر پرونده 3- امکان الصاق پیوست های مختلف به یک پرونده با فیلد های:توضیحات فرمت پیوست ) عکس ، فایل Word ، فیلم و ... ( نوع سند ) قرارداد ، فتوکپی شناسنامه و .. ( مسیر نگهداری ) درصورتی که در SQL نگهداری نشود ( قابلیت ها: •امکان Scan تصاویر به دو فرمت Jpg و Tiff از درون سیستم •امکان ویرایش تصویر در درون نرم وامکان چاپ هر سند در سایزهای مختلف •امکان ویرایش فایل های Word با مدیریت نرم افزار 4- تعریف فرمت پیوست ها: •عنوان •پسوند فایل ها •امکان انتخاب اینکه فایلها در SQL server نگهداری شود یا خیر •مسیر و انتخاب نرم افزاری که این نوع فایل را می تواند ویرایش کند. •امکان تعریف نوع سند •امکان اضافه کردن فیلدهای دلخواه کاربر به پیوست ها •امکان تعیین ضروری بودن یک نوع سند در یک نوع پرونده •.... 5- امکان تعریف چارت سازمانی و کرامندانی که می توانند از پرونده ها استفاده کنند • امکان امانت دادن یک پرونده به یک کارمند سازمان به صورت مجازی •تعیین دسترسی یک امانت گیرنده به صورت Read only یا قابلیت ویرایش •امکان امانت دهی یک سند از پرونده یا کل پرونده 6- امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف •امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی •امکان اختصاص یک پرونده به چند زونکن . . . 7- ارتباط با نرم افزار دبیرخانه •امکان الصاق نامه های ثبت شده در دبیرخانه به یک پرونده بدون اسکن یا تایپ مجدد •امکان الصاق یک نامه به چند پرونده . . . 8- برخی از گزار شها •گزارش از پرونده هایی که یک نوع سند خاص را ندارد •گزارش از پرونده های ناقص •گزارش با فیلتر کردن فیلدهای تعریف شده توسط کاربر برای هر پرونده •گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ها •امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی •امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel . . . 9- امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار •تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان •امکان بایگانی پیوستهای اسناد سالهای گذشته و خروج آن ازسیستم برای افزایش سرعت در حجم اطلاعات بالا 10- امکانات مدیریت نرم افزار •امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم •امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یک از آنها •امکان تغییر تنظیمات پیش فرض و ظاهر سیستم برای سهولت کار •امکان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت. (Log) • انتقال اطلاعات حذف شده (بازیابی) از لیست اسناد در حذف شده ها و استفاده مجدد •امکان تبدیل متن پیغامهای سیستم از انگلیسی به فارسی توسط مدیر سیستم جهت جلوگیری از خطاهای کاربر •تهیه نسخه پشتیبان(Backup) به صورت دوره ای و اتوماتیک •قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز (Vista, Xp,2000,Me) •تحت شبکه LAN و Windows2003 Server و پایگاه داده ای SQL Server •- برنامه نویسی با استفاده از Borland Delphi 7.0و بر اساس استانداردهای بین المللی تولید نرم افزار •. . .