سیستم بایگانی اسناد یگانه

سیستم بایگانی اسناد یگانه در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند در اکثر سازمانها ، شرکتها و مراکز اطلاعاتی برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره ... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نیاز بیشتری به استفاده از سیستم های مکانیزه در مراکز بایگانی و چرخه مکاتباتی سازمان خود داشته باشید. بایگانی اسناد یگانه نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار. برخی از قابلیت های نرم افزار بایگانی اسناد 1- امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه (Header) • تاریخ و ساعت ثبت • شماره پرونده • کاربر ثبت کننده • کلمات کلیدی و خاص • خلاصه موضوع سند و مدرک • طبقه بندی پرونده • امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند 2- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده • مثال (پرونده دانشجویان ، پرونده کارمندان، پرونده پروژه های تحقیقاتی(به صورت شاخه های تو در تو • امکان الصاق فیلد های مورد نظر کاربر به هر موضوع وقابلیت ورود اطلاعات آن برای هر پرونده 3- امکان الصاق پیوست های مختلف به یک پرونده با فیلد های: توضیحات فرمت پیوست ) عکس ، فایل Word ، فیلم و ... ( نوع سند ) قرارداد ، فتوکپی شناسنامه و .. ( مسیر نگهداری ) درصورتی که در SQL نگهداری نشود ( قابلیت ها: • امکان Scan تصاویر به دو فرمت Jpg و Tiff از درون سیستم • امکان ویرایش تصویر در درون نرم وامکان چاپ هر سند در سایزهای مختلف • امکان ویرایش فایل های Word با مدیریت نرم افزار 4- تعریف فرمت پیوست ها: • عنوان • پسوند فایل ها • امکان انتخاب اینکه فایلها در SQL server نگهداری شود یا خیر • مسیر و انتخاب نرم افزاری که این نوع فایل را می تواند ویرایش کند. • امکان تعریف نوع سند • امکان اضافه کردن فیلدهای دلخواه کاربر به پیوست ها • امکان تعیین ضروری بودن یک نوع سند در یک نوع پرونده • .... 5- امکان تعریف چارت سازمانی و کارمندانی که می توانند از پرونده ها استفاده کنند • امکان امانت دادن یک پرونده به یک کارمند سازمان به صورت مجازی • تعیین دسترسی یک امانت گیرنده به صورت Read only یا قابلیت ویرایش • امکان امانت دهی یک سند از پرونده یا کل پرونده 6- امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف • امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی • امکان اختصاص یک پرونده به چند زونکن . . . 7- ارتباط با نرم افزار دبیرخانه • امکان الصاق نامه های ثبت شده در دبیرخانه به یک پرونده بدون اسکن یا تایپ مجدد • امکان الصاق یک نامه به چند پرونده . . . 8- برخی از گزار شها • گزارش از پرونده هایی که یک نوع سند خاص را ندارد • گزارش از پرونده های ناقص • گزارش با فیلتر کردن فیلدهای تعریف شده توسط کاربر برای هر پرونده • گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ها • امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی • امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel . . . 9- امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار • تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان • امکان بایگانی پیوستهای اسناد سالهای گذشته و خروج آن ازسیستم برای افزایش سرعت در حجم اطلاعات بالا 10- امکانات مدیریت نرم افزار • امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم • امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یک از آنها • امکان تغییر تنظیمات پیش فرض و ظاهر سیستم برای سهولت کار • امکان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت. (Log) • انتقال اطلاعات حذف شده (بازیابی) از لیست اسناد در حذف شده ها و استفاده مجدد • امکان تبدیل متن پیغامهای سیستم از انگلیسی به فارسی توسط مدیر سیستم جهت جلوگیری از خطاهای کاربر • تهیه نسخه پشتیبان(Backup) به صورت دوره ای و اتوماتیک • قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز (Vista, Xp,2000,Me) • تحت شبکه LAN و Windows2003 Server و پایگاه داده ای SQL Server • - برنامه نویسی با استفاده از Borland Delphi 7.0و بر اساس استانداردهای بین المللی تولید نرم افزار • . . . برای کسب اطلاعات بیشتر و آشنایی با این نرم افزار به سایت yeganehsoft.ir مراجعه نمایید برای سفارش با واحد فروش شرکت یگانه 22469490-22466748 تماس بگیرید اسامی تعدادی از مشتریان این نرم افزار: دادگستری گیلان فنون آزمایشگاهی آب و فاضلاب شرکت سرمایه گذاری خارجی ایران ریز موج سیستم حرم مطهر امام خمینی(ره) اداره کل راه و ترابری استان یزد سازمان فضایی ایران شرکت پاکشو پژوهشگاه صنعت نفت ایران آب و فاضلاب شهر تهران دانشگاه الزهرا - دانشکده علوم پایه دانشگاه علوم پزشکی ایلام ستاد حقوق بشر قوه قضائیه هواپیمایی تابان اداره کل وام کمیته امداد واکسن و سرم سازی رازی کرج ایمیل:info@yeganehsoft.ir عنوان :نرم افزار بایگانی اسناد شرکت یگانه کلمات کلیدی:نرم افزاربایگانی،نرم افزار آرشیو،نرم افزار مدیریت اسناد، وب سایت:yeganehsoft.ir