توضیحات
برنامه ریزی خرید داخلی کالا و خدمات، از مبانی اصلی شرکت های تولیدی، خدماتی و بازرگانی به خصوص واحد هایی که به سوی راه اندازی خطوط تولیدی و خدماتی (در لحظه) گام بر می دارند می باشد.رویکرد دوری از انباشتگی و عدم تامین به موقع کالا یا خدمات، و دستیابی به اطلاعات تصمیم ساز بر مبنای تجارب خرید قبلی و تعیین و بررسی آخرین اطلاعات مالی خریدهای صورت گرفته از اصلی ترین نیازهای واحد های مرتبط با خرید بوده که انتظار میرود در یک راهکار نرم افزاری مناسب،در اختیار قرار گیرد. بنابر این استفاده از یک سیستم مکانیزه پیشرفته و سریع برای این مهم کاملاً لازم و ضروری می باشد ، که پس از طراحی پروژه و مشخص شدن نیازها ، مراحل تنظیم درخواست کالا ، انجام عملیات خرید ، تحویل کالا ، مصرف کالا ، کالاهای مازاد و تعیین تکلیف آنها و کنترلهای لازم در این سیستم ثبت و نگهداری شده ، تا بتوان از اطلاعات آن بطور صحیح و فوری استفاده نمود و از صرف هزینه های اضافی ، رکورد سرمایه ، حیف و میل ها و تاخیردر عملیات اجرای پروژه ها جلوگیری شود.
نرم افزار تدارکات امکان مناسبی جهت پاسخگویی به مدیران در حوزه خریدهای انجام شده با یکپارچگی کامل با زیر سیستم های انبار و مالی امکان حرکت به سوی راه اندازی یک شبکه یکپارچه ، مدیریت احتیاجات موارد را فراهم می سازد.
با توجه به برنامه توسعه کشور و سهم بزرگ صنایع نفت و گاز و پتروشیمی در آن ، ایجاد طرحها و پروژه های جدید ویا گسترش و توسعه صنایع موجود و نگهداشت آنها امری طبیعی می بــاشد ،به همین علت ثبت و نگهداری اطلاعات و سوابق موجودی کالای پروژه هااهمیت ویژه ای خواهد داشت که با روشهای معمولی و دستی امکان پذیر نبوده و اطلاعات درست و بموقعی را دراختیار مدیریت قرارنخواهد داد.
گردش کار امور کالا در شرکت های نفت/گاز/پتروشیمی از این قرار است که نخست درخواست خرید یا کالا از طریق شخص یا واحد درخواست کننده ثبت ، سپس با توجه به درخواست ثبت شده ، درخواست مربوطه جهت بررسی در دسترس ، تایید کننده تدارکات پروژه ، و در صورت تایید شدن درخواست مربوطه ، جهت بررسی های بعدی در دسترس تصویب کننده و به همین ترتیب در دسترس رییس تدارکات امور کالا ،رییس سفارشات،آنالیست های سفارشات، امور مالی و تصویب استثنایی رسیده و در صورت موجود نبودن کالا ، درخواست مربوط وارد دایره خرید گشته و با توجه به مبلغ کالاهای درخواستی ، برای آن استعلام شفاهی ، استعلام کتبی و یا مناقصه ثبت ، سپس با توجه به اطلاعات ثبت شده در باره فروشندگان و عرضه کنندگان کالاها و با توجه به درخواستهای خرید داخلی یا خارجی ثبت شده در سیستم، فرم استعلام قیمت تنظیم شده و برای فروشندگان بالقوه ارسال میگردد. پس از دریافت پیشنهادهای ارائه شده و تعیین برنده یا برندگان ، فرم سفارش خرید یا قرارداد خرید تکمیل میگردد. این فرمها نیز نهایتا میتوانند به یک یا چند فاکتور خرید تبدیل می شود.
نرم فزار تدارکات و کارپردازی شرکت پیشگامان آسیا کلیه عملیات مربوط به امور تدارکات و کارپردازی شرکت نفت/گاز/پتروشیمی را با توجه به ساختار پیچیده آن مدیریت می کند ، این نرم افزار چرخه عملیات مربوط به کلیه فرآیندهای شرکت نفت/گاز/پتروشیمی را به صورت کاملا پویا مدیریت کرده و شرکت های مربوطه قادر به تعریف فرایندهای متفاوت برای درخواست های خود می باشند .
از جمله قابلیت های نرم افزار تدارکات و کارپردازی شرکت نفت/گاز/پتروشیمی به شرح زیر می باشد :
1. ثبت انواع درخواست های خرید تدارکات شرکت نفت/گازپتروشیمی :
• قابلیت ثبت تقاضای خرید کالای پروژه/خرید مستقیم (فرم mt26)
• قابلیت ثبت تقاضای خرید اقلام مستمر (فرم mt31)
• قابلیت ثبت تقاضای خرید کالاهای محلی (فرم LP)
• قابلیت ثبت حواله صدور کالا (فرم mt74)
• امکان تعریف فرآیندهای پویا جهت گردش درخواست خرید کالا میان مراجع یا افراد تصمیم گیرنده تدارکات برای صدور دستور لازم ( تایید ، رد یا اصلاح ) از طریق سیستم
• امکان دریافت درخواست های خرید تدارکات از واحدها و یامناطق عملیاتی از طریق سیستم
• امکان تبدیل یک درخواست به چند دستور خرید و اولویت بندی کالاهایی که باید خریداری شود
2. تعریف فروشنده یا تامین کننده گان تدارکات شرکت نفت/گاز/پتروشیمی :
• امکان ثبت و نگهداری سوابق مربوط به استعلام قیمت کالاها و خدمات
• امکان ثبت اطلاعات مربوط به مناقصه و مزایده شامل ، عنوان ، برنامه زمانی مناقصه یا مزایده ، مهلت شرکت در مناقصه یا مزایده ، نوع ( محدود یا عمومی ، یک مرحله ای یا دو مرحله ای ) ، نام شرکت کنندگان ، مبالغ پیشنهادی و نام برنده
• امکان تهیه صورتجلسات کمیسیون معاملات تدارکات کالا شامل صورتجلسه استعلام قیمت و صورتجلسه برنده مناقصه و مزایده و نگهداری آنها و دعوت اعضای کمیسیون معاملات ، کمیسیون مناقصه و کمیته فنی بازرگانی به جلسات از طریق سیستم تدارکات
• امکان گردش صورت جلسات تدارکات کالا میان اعضای کمیسیون معاملات جهت تایید یا رد آنها و امکان اضافه کردن توضیح به صورتجلسه ( در صورت نیاز ) توسط هر یک از امضاکنندگان
3. عقد انواع قراردادهای خرید تدارکات شرکت نفت/گاز/پتروشیمی :
• امکان تنظیم قرارداد وثبت مشخصات قرارداد شامل نام طرفین قرارداد ( فروشنده و خریدار ) و نشانی آنها ، موضوع ، مدت ، مبلغ ، مدت تحویل کالا یا خدمت ، شرایط تحویل ، نوع ضمانت نامه ، نحوه پرداخت ، کسورات ، شرایط فسخ ، حوادث غیر مترقبه و حل اختلاف
• امکان درخواست وجه جهت مراحل مختلف قرارداد از طریق سیستم شامل درخواست وجه بابت استرداد وجه الضمان ، پیش پرداخت ، صورت وضعیت قرارداد و ...
• امکان محاسبه جریمه و خسارت احتمالی با توجه به اطلاعات ورودی به سیستم
4. مدیریت کلیه امور مالی تدارکات و خرید تدارکات شرکت نفت/گاز/پتروشیمی :
• امکان ثبت اطلاعات تنخواه گردان ها شامل نام دارنده تنخواه ، مبلغ کل تنخواه ، ثبت هزینه های انجام شده از محل تنخواه به تفکیک فاکتورها و موارد خرید
• امکان تنظیم گزارش عملکردتنخواه جهت تسویه و ارسال آن به امور مالی جهت تسویه
5. امنیت و حدود دسترسی :
• امکان تعریف کاربران وتعیین محدوده مجازهرکاربردراجرای عملیات کاربری به منظور افزایش امنیت اطلاعات
• امکان تهیه پشتیبان کامل از اطلاعات سیستم
• امکان ایجاد تدابیر امنیتی برای جلوگیری از دسترسی ها ی غیر مجاز
• امکان ثبت کلیه وقایع سیستم و بازسازی اطلاعات
6. امور مسافرت :
• ثبت کلیه درخواست های مسافرت و رزرو هتل و اخذ نامه جهت ارسال به واحدهای اقدام کننده
• امکان ثبت بلیط های کنسل شده به همراه درصد و مبلغ جریمه
• اخذ گزارشات دوره ای به تفکیک مدیریت ، مناطق عملیاتی ، واحد های ستادی ، هتل ها ، مسیرهای پرواز و نفرات در دوره های ماهیانه ، سالانه و ارائه آمارهای مقایسه ای
7. تاسیسات :
• ثبت کلیه درخواست های ارسالی از واحدها و ثبت اطلاعات اقدامات انجام شده
• امکان ثبت مواد و اقلام مصرفی ( ثبت شماره سریالی اقلام و شماره اموال در سیستم امکان داشته باشد )
• اخذ آمار و گزارش اقلام مصرفی به تفکیک ( نوع مواد مصرفی ، مدیریت ، واحد ستادی ) در دوره های ماهیانه و سالانه و آمارهای مقایسه ای
8. ملزومات اداری و انبارداری :
• امکان تعریف و ویرایش انبارهای مختلف مانندانبارمواد غذایی،تجهیزات اداری و...به همراه تعریف چارت کالا
• ثبت کلیه درخواست های ارسالی از واحدها ( تاریخ ارسال ، مواد درخواستی ) و گردش در درخواست بین افراد مختلف
• ثبت اقلام تحویلی به واحدها ( تاریخ تحویل ، تعداد ، نوع مواد )
• ثبت کلیه اقلام ورودی به انبار ( تاریخ ورود ، نوع جنس ) و خروجی از انبار ( تاریخ خروج ، واحد متقاضی )
• درخواست خرید کالا و گردش درخواست
• انبارگردانی و مشاهده انبارگردانی
• مرجوعی انبار و انتقال کالا بین انبار
• دریافت و ارسال امانی
• ثبت هزینه های انبار
• ثبت کالاهای مفقودی ، مسروقی و ضایعات
• امکان ثبت استعلام های خرید
• امکان تهیه انواع گزارشات مانند آمار ورود و خروج انبار ، گزارش کالاهای به نقطه سفارش رسیده ، گزارش انتقال بین انبارها ، گزارش موجودی ، گزارش درخواست خرید و ...
9. پست :
• ثبت کلیه محموله های ورودی به تفکیک تاریخ ورود ، واحد فرستنده ، واحد گیرنده
• ثبت کلیه محموله های خروجی به تفکیک تاریخ خروج ، واحد فرستنده ، واحد گیرنده ، هزینه های پستی
• اخذ آمار و گزارش از محموله های دریافتی و ارسالی به تفکیک تاریخ ورود یا خروج ، نوع محموله ، واحد فرستنده یا گیرنده ، هزینه مربوطه در دوره های زمانی مختلف
10. تکثیر :
• ثبت کلیه درخواست های تکثیر به تفکیک واحد متقاضی ، نوع فرم (شرح درخواست) ، تعداد درخواست
• امکان ارائه گزارش و آمار به تفکیک واحد متقاضی ، تعداد درخواست ، تعداد صفحات تکثیر شده در دوره های زمانی مختلف
11. خدمات رفاهی / اجتماعی :
• ثبت کلیه کارکنان و افرادتحت تکفل استفاده کننده ازخدمات رفاهی به تفکیک باشگاه،بن غذا،فاکتورغذایی
• امکان صدور معرفی نامه به باشگاه های طرف قرارداد برای هریک از کارکنان و یا به صورت جمعی
• امکان انجام کلیه تغییرات مورد نیاز در اطلاعات ثبت شده توسط کاربر
• اعلام خطا به دلیل معرفی یک نفر به دو باشگاه در یک دوره زمانی ( به طور همزمان )
• ثبت نام کلیه افراد متقاضی استفاده از تسهیلات به تفکیک دوره ، منطقه عملیاتی ، مجموعه تفریحی در دوره های زمانی مختلف
• اخذ آمار استفاده کنندگان از تسهیلات فوق به تفکیک منطقه عملیاتی ، مجموعه تفریحی دردوره های زمانی مختلف
تلگرام
ایتا
